Gestione degli acquisti

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GESTIONE DEGLI ACQUISTI

Gestione acquisti: la prima fonte di reddito dell’azienda

Da un’analisi effettuata su Aziende che operano in diversi settori/mercati emerge che il 75% del fatturato dell’azienda viene girato ai fornitori. Diviene quindi legittimo definire strategico il ruolo della Funzione Acquisti in quanto impatta direttamente sul piano strategico aziendale e contribuisce in modo significativo a costruire i fattori critici di successo dell’azienda stessa.

Solo recentemente però le PMI italiane hanno iniziato a considerare la Funzione Acquisti come un vero centro di “profitto”, anche se in molte realtà il responsabile di questa funzione viene visto ancora come quello che deve abbassare i costi di acquisto, torchiare i fornitori, allungare i pagamenti, ecc.

Spesso non esiste un collegamento organico e strutturato con le altre funzioni aziendali (progettazione, commerciale, amministrazione). Alle Funzioni Acquisti viene richiesto di negoziare prezzi e condizioni, trovare fornitori, ma non viene loro permesso di entrare nel merito del processo produttivo, nella progettazione e nelle logiche di commercializzazione del prodotto.

Il modo migliore per gestire efficacemente il processo di acquisto è quello di coinvolgere il Responsabile degli Approvvigionamenti (Buyer) nell’intero processo. Il buyer deve conoscere nel dettaglio le fasi che caratterizzano questo processo avendo ben chiare le attività che saranno svolte nell’intero percorso quali ad esempio l’analisi dei bisogni interni, la definizione delle specifiche e le richieste di offerta, l’analisi, la selezione e la negoziazione, la definizione del contratto ed il monitoraggio dei fornitori.

La funzione acquisti in considerazione della strategicità di cui sopra deve esser correttamente organizzata per soddisfare le necessità di approvvigionamento dell’azienda.

Deve essere impostata con metodologie moderne di analisi che consentano di valutare in primo luogo i Fornitori per avere una Vendor List adeguata alle necessità dell’azienda, e successivamente le offerte di prodotti e/o servizi sotto molteplici punti di vista.

La Funzione Acquisti deve garantire all’azienda che il Fornitore, il prodotto o il servizio siano i migliori presenti sul mercato valutando diversi fattori quali ad esempio:

Prezzo – Affidabilità – Tempi di consegna – Solidità finanziaria – Gestione PostVendita – Innovazione – Qualità

Chiaramente l’elenco delle caratteristiche sopra evidenziate non è esaustivo e deve essere modellato sulle necessità di approvvigionamento dell’azienda, per l’azienda A ad esempio il post-vendita è fondamentale, mentre per l’azienda B potrebbe non essere strategico.

La Vendor List

LA VENDOR LIST può essere definita come il “contenitore” a cui la Funzione Acquisti e le altre Funzioni Aziendali si approvigionano in caso di necessità di forniture e/o quotazioni. Deve essere costantemente aggiornata e implementata attraverso azioni di

Scouting per la ricerca di nuove fonti di approvvigionamento nelle aree merceologiche di interesse, selezionando dei potenziali fornitori che meglio rispondono alle esigenze aziendali. In questa attività la Funzione Acquisti può farsi supportare anche dalle varie funzioni tecniche/commerciali

Monitoring per verificare nel tempo i requisiti dei fornitori qualificati.

Nella fase di Scouting la Funzione Acquisti deve definire i parametri che, in relazione alle necessità aziendali, al tipo di prodotto/servizio (ad es. BSS –Beni e Servizi Strategici, BSI Beni e Servizi Importanti, ecc.) determinino la possibilità o meno e la classifica di inserimento del Fornitore.

Non esiste un metodo univoco per la determinazione di questi parametri in quanto, come detto, sono strettamente legati alle necessità di ogni azienda. Nell’esempio allegato è riportato un fac-simile di schema per la valutazione iniziale del fornitore da inserire in Vendor List. In fondo alla pagina potrai scaricare il prospetto in formato word.

La Valutazione di una offerta

Nella valutazione di un’offerta una metodologia utilizzata frequentemente è quella dei “coefficenti di ponderazione”, cioè viene assegnato, in funzione del tipo di prodotto e/o servizio da acquistare, un “peso” (es. da 0 a 100).

Ad esempio se per l’approvvigionamento si ritiene che siano strategici i tempi di consegna verrà data a questa voce valore 40 mentre se il prezzo è una variabile meno importante, avrà valore 25 e coì via per le altre voci che devono essere valutate del definire la migliore proposta.

Il prospetto che alleghiamo dimostra che nonostante AZ1 abbia il prezzo più conveniente (118,50) la scelta ricade su AZ3 che nonostante abbia il prezzo più elevato (162,50) garantisce, in funzione dei parametri stabiliti dall’Ufficio Acquisti una miglior risultato globale. Qui sotto potrai scaricare il prospetto in formato xls